Työntekijöiden odotukset töissä viihtymiselle ja työnantajan arvomaailmalle ovat kasvaneet entisestään. Työpaikkaa ollaan valmiita vaihtamaan, jos koetaan että kilpailevalla yrityksellä on tarjota esimerkiksi kehittymismahdollisuuksia, työhyvinvointia tai parempia etuja. Työntekijät haluavat työskennellä siellä, missä voivat hyvin.
Hyvän työntekijän menettäminen esimerkiksi kilpailijalle ja korvaavan henkilön rekrytointi on monella tavalla kallista. Työnantajan tulee panostaa työntekijöiden viihtyvyyteen monipuolisesti ja korjata epäkohtia. Ainoa työkalu, jolla päästään käsiksi työntekijöiden ajatuksiin työssä viihtymisestä ja sen esteistä, on henkilöstökysely.
Mikä on henkilöstökysely?
Henkilöstökysely antaa laajan ja realistisen kuvan työntekijöiden ajatuksista ja toiveista ja on keino mitata työntekijäkokemusta. Henkilöstökysely lähetetään työntekijöille kohdennetusti esimerkiksi sähköpostilla. Henkilöstökysely auttaa selvittämään työntekijöiltä heidän ajatuksiaan ja kokemuksiaan työnantajastaan. Henkilöstökysely on hyvä startti, jonka avulla päästään kehittämään työntekijäkokemusta. Kyselyn tuloksia tulee analysoida ja käydä läpi esihenkilöiden, johtoryhmän sekä koko organisaation toimesta.
Miksi työntekijäkokemusta kannattaa mitata?
Työntekijäkokemusta kannattaa mitata, jotta työntekijöiden mielipiteet ja ajatukset tulevat johdolle näkyväksi. Sisäisistä ongelmista ei välttämättä tule tietoa, ellei niistä tarkoituksenmukaisesti kysytä. Esimerkiksi jos organisaatiossa on suuri vaihtuvuus, täytyy selvittää lyhyiden työsuhteiden perimmäinen syy.
Henkilöstökyselyjen avulla organisaatio saa informaatiota toimintansa kehityskohteista. Vastauksista voidaan saada selville myös vahvuudet joita voidaan edelleen ylläpitää. Henkilöstökyselyn vastausten pohjalta täytyy olla valmis muuttamaan jotain; mikäli työntekijät eivät huomaa muutoksia epäkohdissa, joista ovat kertoneet, voi turhautuminen olla entistä suurempi.
Vastaukset auttavat yritystä luomaan parempaa tiimihenkeä. Välittävä työyhteisö ja tiimi saa ihmiset tekemään työtä toistensa vuoksi eikä vain yritykselle. Omaan työhön panostaminen ja yli toimenkuvien tapahtuva apu on todennäköisempää. Organisaatio säästää rahaa rekrytointikuluissa, kun sen ei tarvitse etsiä, palkata ja perehdyttää uutta tekijää poislähteneen tilalle.
Hyvät henkilöstökyselyn tulokset toimivat yritykselle myös markkinointikeinona. Erityisesti eNPS (Employee Net Promoter Score) toimii hyvin, sillä se kertoo suositteluhalukkuudesta. Hyvä työntekijäkokemus on myös loistava pohja työnantajabrändäykselle.
Nopea pulssikysely vai laaja katsaus viihtyvyyteen? – Näin mittaat työntekijäkokemusta
Kyselyjen määrä ja tiheys riippuvat organisaatiosta sekä sen koosta. Pienemmässä yrityksessä kontakti työntekijöiden ja johdon välillä on suorempi, jolloin myös mahdolliset ongelmatilanteet tulevat nopeammin tietoon.
Nopeilla ja säännöllisillä pulssikyselyillä selvitetään, millä mielellä työntekijät ovat. Tällöin käytetään aidosti lyhyitä kysymyspattereita, joihin on nopeaa vastata työn lomassa. Syvemmillä henkilöstökyselyillä selvitetään, ovatko työntekijät viihtyneet, millaista työskentely on ja ovatko esimerkiksi työvälineet kunnossa. Pulssikyselyissä kuukausittainen kyselyväli on tihein, jota suosittelemme.
Pitempiä ja syvempiä henkilöstökyselyjä kannattaa tehdä puolivuosittain. Tällöin saadaan tietää, onko muutosta ehtinyt tapahtua edellisen kyselyn tuloksiin reagoimisen jälkeen. Tarpeeksi usein ja säännöllisesti teetettyjen kyselyjen tuloksia on helppo verrata keskenään.
Henkilöstökyselyssä onnistumisen kulmakivet
Kun alatte yrityksessänne mittaamaan työntekijäkokemusta, on syytä muistaa koko prosessiin sekä yksittäisiin kyselyihin liittyen muutama seikka:
Säännöllisyys
Jotta yrityksen sisäisistä tapahtumista pysytään hyvin kartalla, on säännöllinen mittaaminen oleellista. Työntekijät luottavat paremmin tietäessään, että heidän mielipiteitään kuunnellaan tasaisesti. Säännöllinen kysely luo tunnetta, että vastauksiin perustuen tapahtuu myös muutoksia.
Vertailukelpoisuus
Kyselyjen olisi hyvä säilyä keskenään mahdollisimman samanlaisina. Näin saatuja vastauksia voidaan verrata keskenään ja nähdään muutokset. Pitkiin kyselyihin voi tuoda lisää täsmentäviä kysymyksiä, kunhan peruskysymykset eivät muutu.
Saavutettavuus
Kaikilla organisaation työntekijöillä tulee olla yhtäläinen tilaisuus vastata kyselyyn helposti. Mikäli kysely julkaistaan Intrassa, on sinne oltava jokaisella pääsy. Työsähköposti on hyvä vaihtoehto, jos sellainen on henkilöstöstä jokaisen käytössä. Tekstiviesti on tavoittava, kun siihen on luvat kunnossa.
Yksiselitteiset kysymykset ovat osa vastaamisen helppoutta ja saavutettavuutta. Kysymykseen ei saa voida vastata monella tavalla, vaan se mitä haetaan, tulee olla ilmaistu selkeästi.
Anonymiteetti
Jotta henkilöstökyselyihin saadaan rehellisiä vastauksia, on tärkeää saada vastata anonyymisti.
Avoimet vastaukset
Kaikki avoimiin kenttiin saadut vastaukset ovat voitto.
Muutama vinkki avointen kysymysten käyttöön:
- Käytä harkiten: Nämä kohdat ohitetaan helposti, joten avoimia kysymyksiä ei saa olla liikaa.
- Kohdentaminen: Avoin kenttä on hyvä hyödyntää sen jälkeen, kun on kysytty kokemusta asteikon muodossa (esimerkiksi: kuinka sisäinen viestintä toimii mielestäsi asteikolla 1–5). Tämän jälkeen heikomman arvosanan vastannut vastaaja saa täydentää avoimeen kohtaan, missä olisi parannettavaa. Vastaaja on jo ehtinyt miettimään aihetta ja on tietyllä taajuudella kertomaan enemmän.
- Kyselyn lopussa: Kyselyyn on aina hyvä varata avoin kenttä, johon vastaaja voi tuoda esille myös muita mielen päällä olevia asioita, joita ei ole päässyt aiemmin kyselyssä kertomaan. Tätä kannattaa hyödyntää myös lyhyessä pulssikyselyssä.
Ennakointi ja sisäinen markkinointi
Kun kyselyjä tehdään, niistä tulee tiedottaa henkilöstöä hyvissä ajoin ja lähettää muistutus vähintään kerran. Viestinnässä kannattaa kertoa, milloin kysely on tulossa ja kuinka pitkä on vastausaika. Lisäksi kannattaa kertoa, miksi kysely tehdään ja miten kyselyn tulokset läpikäydään.
Henkilöstökyselyssä onnistuminen on monen tekijän summa
Vastausprosentti ei suoraan kerro kyselyssä onnistumisesta, mutta vastausmäärien suhteen voidaan kokea onnistumista. Hyvä vastausprosentti riippuu organisaation koosta ja siitä, mitä kyselyllä on tavoiteltu. Pienessä yrityksessä vastausprosentit ovat automaattisesti korkeampia. Suuressa yrityksessä (10 000+) jo vastausprosentti 20 on määrällisesti suuri ja tarpeeksi luotettava otanta. Lähtökohtaisesti 30 % on jo ihan hyvä määrä. 100 % vastaajamäärä on tietysti ihanne, mutta epätodennäköistä. Aina on heitä, jotka eivät vastaa, koska eivät luota siihen että organisaatio tekee aitoja toimenpiteitä vastausten pohjalta.
Hyvät ja positiiviset palautteet eivät myöskään kerro, kuinka hyvin henkilöstökyselyn toteuttamisessa on onnistuttu. Ratkaisevaa on, kuinka vastauksiin reagoidaan ja mitkä ovat seuraavat toimenpiteet. Avaintekijä tuloksellisessa jatkokehityksessä on henkilöstön mukaan ottaminen ja yhteisten ratkaistujen etsimistä tiiminä. Tulokset herättävät keskustelua, jonka pohjalta voidaan löytää uusia näkökulmia, joita ylempi taho ei osaisi ajatellakaan pohtiessaan yksin. Yhdessä voidaan löytää nopeita ratkaisuja arkipäivän ongelmiin tai kehittää uusia toimintatapoja yrityskulttuurin rakentamiseksi.
Laadukkaat kyselyt ja jäsennellyt raportit ammattilaisen avustuksella
Henkilöstökyselyissä on tärkeää löytää yritykselle juuri oikeanlainen kyselymuoto sekä oikein laaditut kysymykset. Kyselyjen ja vastausraporttien laatiminen voivat olla aikaa vievää; tämä on harvoin yrityksen sisäisenä työnä kustannustehokasta. Johdon oma työaika kannattaakin hyödyntää tärkeimmän työn tekemiseen ja luottaa kyselyissä ammattilaisen osaamiseen. Henkilöstökyselyjen ammattilaisilta löytyy pitkä kokemus kyselyjen laatimisesta erilaisiin organisaatioihin sekä valmiit järjestelmät taustalta.
Mikäli yrityksessänne on tarve selvittää henkilöstön tyytyväisyyttä, autamme mielellämme.
