Avosylin on sosiaalihuollon palveluntuottaja, joka toimii valtakunnallisesti lastensuojelun ja perhepalveluiden kentässä. Avosylin-yhtymään kuuluu useita eri toimintoja, kuten perhehoito, lastensuojelun avohuollon palvelut, laitoshoito sekä terapiapalvelut. Organisaatiossa työskentelee noin 200 sosiaali- ja terveysalan ammattilaista ja palveluja tuotetaan tiiviissä yhteistyössä hyvinvointialueiden kanssa.
Jukka Sihlman toimii Avosylin-yhtymässä erityisasiantuntijana, ja hänen vastuullaan on asiakastietojärjestelmän sekä koulutusten kokonaisuudet. Lisäksi Jukka toimii Roidun pääkäyttäjänä ja täten toteuttaa kaikki organisaation kyselyt sen mukaan, millaisia tarpeita kentältä nousee.
Roidu on Avosylin-yhtymän käytössä laajasti eri palveluissa ja kohderyhmissä. Järjestelmää hyödynnetään asiakaskokemuksen mittaamiseen muun muassa lapsilta ja nuorilta, vanhemmilta, perhehoitajilta, palvelun tilaajilta sekä henkilöstöltä. Jukan mukaan yhtenäinen järjestelmä on tuonut selkeyttä ja vertailtavuutta koko organisaatioon.
Tilanne ennen Roidua: hajanaiset käytännöt ja vaikea vertailtavuus
Ennen Roidun käyttöönottoa Avosylin-yhtymässä asiakaspalautetta kerättiin jo pitkään, mutta käytännöt olivat hajanaisia. Eri yksiköissä ja yrityksissä oli omia tapoja kysyä palautetta, eri kysymyksiä ja eri jakelukanavia. Tämä teki tulosten vertailusta ja kokonaiskuvan muodostamisesta haastavaa. Myös kyselyiden toteuttaminen ja raportointi vaativat paljon manuaalista työtä, Jukka kuvailee.
Tarve yhtenäiselle, keskitetylle ratkaisulle kasvoi erityisesti Avosylin-yhtymän laajentuessa ja toimintojen yhdistyessä. Roidu vastasi tähän tarpeeseen tarjoamalla yhden selkeän kanavan asiakaskokemuksen mittaamiseen, raportointiin ja kehittämiseen.
Roidu on tuonut selkeyttä ja tehokkuutta mittaamiseen
Roidun valintaa ohjasi erityisesti helppokäyttöisyys, joustavuus ja raportoinnin selkeys. Yhdellä alustalla voidaan rakentaa erilaisille kohderyhmille sopivia kyselyitä ja tarkastella tuloksia ilman raskasta manuaalista työtä. Visualisoinnit ja valmiit näkymät helpottavat tulosten tulkintaa ja vertailua eri yksiköiden välillä, Jukka kertoo.
Käyttöönotto sujui vaiheittain ja yhteistyö Roidun asiantuntijoiden kanssa koettiin sujuvaksi ja roidulaisiin sai aina yhteyden nopeasti. Yhteisiä palavereita on pidetty säännöllisesti käyttöönoton jälkeenkin ja palavereissa on muun muassa esitelty uusia ominaisuuksia. Järjestelmän käyttöä onkin kehitetty ottamalla uusia ominaisuuksia käyttöön tarpeiden mukaan, ja niitä on kytketty päälle jopa yhteisten palavereiden aikana.
Hyödyt ja vaikutukset – lapsen ääni kuuluviin
Yksi merkittävimmistä hyödyistä on ollut lapsen äänen saaminen kuuluviin. Sosiaalihuollossa asiakaskokemuksen mittaaminen on vielä monin paikoin alkutekijöissä, erityisesti lasten osallisuuden näkökulmasta.
Yksi konkreettinen esimerkki tästä on tilanne, jossa lasten vastaukset toivat esiin heikon kokemuksen osallisuudesta päätöksentekoon heihin liittyvissä palavereissa. Tämä havainto nostettiin strategiselle tasolle ja johti toimintatapojen tarkasteluun ja kehittämiseen. Ilman systemaattista mittaamista tämä näkökulma olisi voinut jäädä piiloon.
Roidu on parantanut myös tiedon laatua ja vertailtavuutta. Kun kyselyt ja mittarit on yhtenäistetty, tuloksia voidaan tarkastella luotettavasti eri yksiköiden ja vuosien välillä. Esihenkilöt pääsevät seuraamaan oman tiiminsä tuloksia, ja palautetta käsitellään säännöllisesti tiimeissä ja organisaatiotasolla.
Taloudelliset vaikutukset näkyvät erityisesti ajansäästönä. Kyselyitä ei tarvitse rakentaa alusta asti joka kerta, ja raportointi tapahtuu suoraan järjestelmässä. Tämä vapauttaa aikaa varsinaiseen kehittämistyöhön ja asiakastyöhön.
Katse tulevaan
Avosylin näkee Roidun tärkeänä osana tiedolla johtamista ja asiakaskokemuksen kehittämistä. Järjestelmää hyödynnetään jatkossa entistä systemaattisemmin ja tulosten käyttöä päätöksenteossa halutaan vahvistaa.
Roidua suositellaan erityisesti sosiaalihuollon ja hyvinvointialueiden toimijoille, jotka haluavat kehittää asiakaskokemusta suunnitelmallisesti ja tuoda myös vaikeasti kuultavat äänet, kuten lasten näkökulman, aidosti osaksi palvelujen kehittämistä.
