Roidu Oy:n Asiakas- ja  markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 14.08.2023

1. Rekisterinpitäjä 

Roidu Oy 
Hatanpään valtatie 2 a 
33100 Tampere 
Suomi 
+358 20 771 0870 

(jäljempänä ”me” tai ”Roidu”) 

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö 

Mika Hyvönen, Roidu Oy 
Osoite: Hatanpään valtatie 2 a, 33100 Tampere, Suomi 
Puhelinnumero: +358 20 771 0870 
info@roidu.com 

3. Rekisterin nimi 

ASIAKAS- JA MARKKINOINTIREKISTERI

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja  tarkoitus? 

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimuksen täytäntöönpaneminen ja Roidun oikeutettu  etu (esim. asiakassuhteiden hallinnointi, laskutus, suoramarkkinointi). 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on: tuotteidemme ja palveluidemme toimitus ja kehitys,  sopimukseen perustuvien ja muiden oikeuksiemme sekä lupaustemme ja velvollisuuksiemme  täyttäminen, asiakassuhteen hoitaminen ja yhteydenpito asiakkaiden kanssa,  markkinointitapahtumien järjestäminen, asiakkaan tai muun rekisteröidyn, kuten potentiaalisen  asiakkaan käyttäytymisen analysointi ja profilointi, sähköinen ja suoramarkkinointi, mainonnan  kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa. 

Käytämme automatisoitua päätöksentekoa (ml. profilointi) tunnistamaan rekisteröityjen  verkkokäyttäytymistä ja kulutustottumuksia sekä luomaan profiileja tietoihin perustuen.  Käytämme näitä tietoja markkinoinnin kohdentamisessa ja palveluidemme kehittämisessä. 

5. Mitä tietoja käsittelemme? 

Käsittelemme asiakas- ja markkinointirekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaamme, heidän  työntekijöidensä tai muiden rekisteröityjen tietoja (kuten koulutuksiimme ja tapahtumiimme  osallistuvat henkilöt): 

Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten yrityksen nimi ja y-tunnus sekä  yhteyshenkilöiden nimet, yhteystiedot, asuinmaa, käytössä oleva kieli, käyttäjätunnus ja/tai muu  yksilöivä tunniste, salasana, rooli/titteli sekä ammatilliset kiinnostuksen kohteet; 

Rekisteröidyn tiliin ja käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot kuten Roidu-tiliin liittyvät tiedot, ohjelmiston  käyttöoikeuksien tiedot, pääsyoikeustiedot; 

Tapahtumien ja koulutuksien osallistujatiedot kuten nimi, tapahtuman päivämäärä ja sijainti,  ruoka-ainerajoitteet (kerätään vain rekisteröidyn suostumuksella);

Rekisteröidyn itsensä Roidun palveluissa antamat tiedot kuten verkkolomakkeella annetut  tiedot, verkossa ja keskustelupalstoilla sekä postauksissa käydyt keskustelut, profiilitiedot ja  palaute; 

Rekisteröidyn palvelun ja nettisivun käyttöä koskevat tiedot, joita käytetään  profilointitarkoituksessa kuten nettisivut ja palvelut joissa on vierailtu, vierailujen kesto,  nettisivuilla ja palveluissa tapahtunut toiminta; 

Tekniset tiedot koskien rekisteröidyn päälaitteita kuten IP-osoite, MAC-osoite ja  käyttöjärjestelmä; 

Muut mahdolliset rekisteröidyn itsensä antamat tiedot. 

6. Mistä saamme henkilötietoja? 

Saamme henkilötietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröidyltä itseltään,  asiakasyritykseltä jossa rekisteröity työskentelee sekä jälleenmyyjiltämme. 

Saamme henkilötietoja potentiaalisista asiakkaista ensisijaisesti seuraavista lähteistä:  rekisteröidyltä itseltään, jälleenmyyjiltämme ja konserniyhtiöiltämme, hakupalveluista,  sanomalehdistä ja muista uutislähteistä, ammatillisista sosiaalisen median verkostoista,  yhteystietojen tarjoajilta ja yhtiön nettisivuilta. 

Tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoituksien mukaisesti henkilötietoja voidaan kerätä ja  päivittää myös julkisista lähteistä saatujen tietojen ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta  osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen  päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin. 

7. Kenelle luovutamme tietoja? 

Käsittelemme tietoja itse ja käytämme lukuumme toimivia alihankkijoita, jotka käsittelevät  henkilötietoja puolestamme esim. tarjoamalla tukea ja ylläpitoa asiakkaillemme, ylläpitämällä  pilvipalveluitamme, markkinointipalveluitamme ja IT-ympäristöämme sekä tarjoamalla laitteistot  ja verkkoyhteydet tuotteillemme ja palveluillemme.

Luovutamme henkilötietoja jälleenmyyjillemme. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille  pakottavista syistä. 

Huomaathan, että kumppanimme voivat ajoittain käyttää palvelun tarjoamisen yhteydessä  käsittelemiään henkilötietoja edelleen itsenäisesti omiin tarkoituksiinsa, kuten palvelun  kehittämiseen, tilastointiin tai lakisääteisten velvoitteidensa täyttämiseen. Roidu pyrkii  varmistamaan, että tämä jatkokäsittely ei ole ristiriidassa henkilötietojen alkuperäisen  käyttötarkoituksen kanssa. Näissä tapauksissa kumppanimme on vastuussa tietojen käsittelyn  lainmukaisuudesta. 

8. Henkilötietojen siirtäminen EU- tai ETA-alueiden  ulkopuolelle 

Jotkin kumppaneistamme ja osa meille työskentelevistä palveluntarjoajista toimivat tai heillä voi  olla pääsy henkilötietoihin Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella,  joten heidän käsittelynsä yhteydessä tapahtuu henkilötietojen siirto ETA-alueen ulkopuolelle.  Näissä tapauksissa huolehdimme tarvittavista suojatoimenpiteistä ja toteutamme tarvittavassa  laajuudessa lisätoimia henkilötietojen suojaamiseksi sovellettavan lainsäädännön vaatimalla  tavalla  

Tämä tarkoittaa seuraavaa: 

Henkilötietoja siirretään vain maihin, joiden Euroopan komissio on päätöksellään arvioinut  tarjoavan riittävän tietosuojatason (”päätös tietosuojan riittävyydestä”). Lisätietoja: Adequacy  decisions | European Commission (europa.eu) 

Kun palveluntarjoaja toimii maassa, joka ei kuulu ”päätös tietosuojan riittävyydestä” piiriin,  sovelletaan erillisiä Euroopan komission hyväksymiä sopimuslausekkeita sekä toteutetaan  tarvittavassa laajuudessa teknisiä, organisatorisia tai sopimuksellisia lisätoimia  varmistaaksemme henkilötietojen suojaamisen vastaavasti kuin ETA-alueen sisällä. Lisätietoja  Standard Contractual Clauses (SCC) | European Commission (europa.eu)

9. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä  säilytämme? 

Vain niillä työntekijöillämme, joilla työtehtäviensä puolesta on velvollisuus käsitellä  asiakastietoja, on pääsy henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin. Kullakin käyttäjällä on oma  käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat  palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden  varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta  nimetyt henkilöt. 

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on  tarpeellista. Asiakkaiden henkilötietoja käsitellään ja säilytetään asiakassuhteen ajan ja niin  kauan kuin tarjoamme palveluita, ja asiakassuhteen tai palveluntarjoamisen päättymisen jälkeen  kolme (3) vuotta. Henkilötiedot koskien potentiaalisia asiakkaitamme poistetaan tai päivitetään,  kun niiden todetaan olevan vanhentuneet taikka todettaessa, että mainonta ei tavoita  rekisteröityä. 

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö  huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla  varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden  yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja, ottaen huomioon käsittelyn  tarkoituksen. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä. 

10. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä? 

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja  vaatia tiedon oikaisua tai poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa tai muuttaa  suostumuksesi niissä tapauksissa, kun tietojen käsittely on perustunut antamaasi  suostumukseen. 

Rekisteröitynä sinulla on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 alkaen)  oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tai pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Lisäksi  sinulla on oikeus pyytää tietojesi siirtämistä sinulle koneluettavassa vakiomuodossa, mikäli 

tietojesi käsittely on perustunut suostumukseesi tai välillämme tehtyyn sopimukseen. Sinulla on  myös oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojaviranomaiselle. 

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa profilointia ja muita itseesi  kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu  etumme. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen  vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä  ainoastaan laissa säädetyin perustein. 

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus vastustaa profilointia niiltä osin kuin se liittyy  suoramarkkinointiin. 

11. Kehen voit olla yhteydessä? 

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai  henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. 

12. Tietosuojaselosteen muutokset 

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville nettisivuillemme ja viittauksen  muutospäivämäärään. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös  muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla kotisivuillemme asiasta ilmoituksen.  Suosittelemme, että käyt säännöllisesti sivuillamme, jotta olet tietoinen mahdollisista  muutoksista.