Teemme kaikki nyt töitä hyvin poikkeuksellisissa olosuhteissa. Paitsi että työympäristö ja -tavat voivat useimmilla olla hyvin erilaiset kuin vielä muutama viikko sitten, epävarmuus, epätietoisuus ja huoli varjostavat varmasti useimpien elämää. Työnantajilla onkin paine auttaa työntekijöitään pärjäämään vallitsevassa tilanteessa ja auttaa heitä paitsi tekemään työnsä, myös tukemaan heitä muun henkisen kuorman kestämisessä. Työhyvinvointi auttaa kantamaan vaikeiden aikojen yli. Ainoa keino sen varmistamiseen, ylläpitoon ja parantamiseen on viestintä.
Kaksisuuntainen viestintä edistää työhyvinvointia
On olennaisen tärkeää viestiä työntekijöille mahdollisimman selkeästi ja avoimesti kaikesta siitä, mistä voi. On syytä olla avoin myös kaikesta siitä, mikä ei ole vielä selvää tai tiedossa ja siten vähentää pelkoa ja spekulaatioita, joita epätietoisuus aina synnyttää. Näin luodaan luottamusta työnantajaa ja esimiehiä kohtaan ja avointa keskusteluilmapiiriä, jossa voidaan puhua kaikesta. Viestinnän on toki kuljettava molempiin suuntiin ja siksi on keksittävä keinot kuunnella työntekijöitä myös etäältä. Työntekijöitä on kuunneltava herkällä korvalla ja tarjottava heille tukea ja apua tarpeiden ja resurssien mukaan.
Edellytykset viestintään vaihtelevat sen mukaan, kuinka isosta ja hierarkkisesta työyhteisöstä on kyse, miten viestintä on tällä hetkellä järjestetty ja kuinka paljon aiempaa kokemusta on työyhteisön sisäisestä, kaksisuuntaisesta viestinnästä. Mitä isompi ja hierarkkisempi työyhteisö on, sitä vaativampaa on avoin, sujuva ja kaksisuuntainen viestintä. Toisaalta, jos viestintää varten on jo rakennettu tehokkaat kanavat, toimivat käytännöt ja siihen on olemassa oleva sisäinen luottamus, viestintä sujuu todennäköisesti myös kriisiaikana hyvin. Toisaalta kriisitilanteessa voi olla haastavaa aloittaa rakentamaan sujuvaa kaksisuuntaista viestintää, mikäli sellaiseen ei ole koskaan panostettu eikä tarvittavaa luottamusta vielä ole. Siitä huolimatta – ja nimenomaan sen vuoksi – on ensisijaisen tärkeä aloittaa jostain: kartoittaa tarpeet ja aloittaa sillanrakennus välittömästi.
Työhyvinvointi lisää sopeutumiskykyä kriisitilanteessa
Kun lukee juttuja yrityksistä, joissa työnantajat pakottavat (etätöihin kykenevät) työntekijänsä toimistolle, mutta ovat itse laskettelemassa Lapissa tai pudottavat ohjeita toimiston postiluukusta toimistoon pakotetuille työntekijöille, on työnantajakuva pilattu vuosiksi. Lisäksi näin tapetaan myös työntekijöiden työmotivaatio, lasketaan työn tehokkuutta ja tuottavuutta sekä epäilemättä myös huononnetaan asiakaskokemusta. Kriisitilanne erottelee jyvät akanoista työnantajien keskuudessa. Ne, jotka pystyvät ketterästi mukautumaan olosuhteiden ja toimintatapojen muutoksiin, pärjäävät paremmin.
Ketterään mukautumiseen pystyvät todennäköisemmin ne, joiden työntekijät voivat hyvin ja joiden hyvinvointiin kiinnitetään erityistä huomiota. Työntekijöitä kuuntelemalla selviää, miten heitä voidaan tukea epävarmuudessa ja työn ja kotitilanteen yhteensovittamisessa. Lisäksi on hyvä selvittää, kuinka työntekoon liittyvät työvälineet ja -tavat toimivat nykytilanteessa ja onko tarvetta muutoksiin, joissa työnantaja voi auttaa ja olla tukena. Työntekijän ja esimiehen väliset kahdenkeskiset keskustelut toimivat tiettyyn pisteeseen asti todella hyvin. Mutta on myös tärkeää tarjota anonyymi tapa antaa palautetta ja kertoa kokemastaan myös työhyvinvointikyselyn avulla. Näin saadaan kattavasti tietoa organisaation jokaiselta tasolta ja paitsi lisätään ymmärrystä työntekijöiden hyvinvoinnista ja tarpeista, voidaan myös tehdä tehokkaasti yleisiä linjauksia ja toimenpiteitä läpi organisaation.
Esimiesten työhyvinvointi
Myös esimiehet tarvitsevat tukea kriisitilanteessa. Heiltä vaaditaan mahdollisesti uusia taitoja etätyöjohtamisen osalta ja kykyä tarjota alaisilleen henkistä tukea, mihin ei välttämättä nykyosaaminen riitä. Myös esimiesten esimiehiltä kysytään tietenkin samaisia taitoja. Järkevintä on mitata työntekijäkokemusta läpi koko organisaation. On tärkeää tarjota riittävästi oikeanlaista apua ja sopivaa koulutusta kaikille sitä tarvitseville, jotta työhyvinvointia voidaan lisätä organisaation jokaisella tasolla.
Yhteisöllisyys luo työhyvinvointia
Kriisitilanteessa on tärkeää puhaltaa yhteen hiileen ja tarjota virtuaalinen olkapää jokaiselle sitä tarvitsevalle. Mutta vaikka ei kokisikaan kriisitilannetta itselleen vaikeaksi, yhteisöllisyyden ylläpitäminen myös etätöissä on tärkeää. Yhteisöllisyys luo perustavanlaatuista työhyvinvointia, jota ilman työyhteisön on vaikea pysyä kasassa. Digitaalisen yhteisöllisyyden luominen on tärkeä, mutta haastava tehtävä, jolle yrityksen sisäiset viestintäkanavat tarjoavat vaihtelevasti puitteita. Esimerkiksi meillä Roidulla tätä on taklattu jokapäiväisellä “kello kahden kahvihetkellä”, jolloin soitamme kollegoidemme kanssa Slackillä yhteispuhelun ja juttelemme vapaasti kaikesta paitsi työasioista.
Sosiaalisessa mediassa on tullut vastaan mitä luovempia kotitoimistorakennelmia; samaa luovuutta voi käyttää digitaalisen yhteisöllisyyden luomisessa. Oli se sitten päivittäinen kuvaviestiketju päivän lounaasta (teemme Roidulla myös tätä) tai kotitoimistosta (teemme myös tätä) tai mitä tahansa muuta, mikä keventää tunnelmaa, osallistaa yhteisön jäseniä ja levittää hyvää mieltä ja positiivisuutta ympärille. (Joku voi ihan aiheellisesti miettiä, miten me ehdimme tekemään töitä kaikelta tältä yhteisöllisyydeltä, mutta itse asiassa todella hyvin: tuntuu, että tavallista innokkaammin olemme ideoiden ja työtehtävien kimpussa ja viestimme siitä myös enemmän ja paremmin kuin koskaan aiemmin.)
Nyt jos koskaan on tärkeä aloittaa työhyvinvoinnin mittaaminen sekä ylläpitää ja parantaa työyhteisön hyvinvointia. Löimme Roidulla viisaat päämme yhteen ja loimme valmiin ja kattavan etätyökyselyn, jonka avulla pääset nopeasti vauhtiin. Saat sen käyttöösi edulliseen solidaarisuushintaan eikä sen käyttöönotto vaadi kuin listan sähköpostiosoitteista, joihin se lähetetään. Näin voit keskittyä henkilöstön johtamiseen reaaliaikaisten tulosten pohjalta. Roidun järjestelmä lähettää raportin sähköpostiisi säännöllisin väliajoin, esimerkiksi viikoittain.
