Työurat ovat nykyään huomattavasti pirstaleisempia verrattuna aiempaan. Työntekijät ovat valveutuneita omista oikeuksistaan sekä eduista, joita yrityksillä on mahdollista tarjota. Enää ei keskitytä pelkästään töihin erillisenä osana elämää, vaan se on osa kokonaisuutta ja hyvinvointia. Tämän myötä työssä viihtyvyys on kasvattanut merkitystään. Ihmiset haluavat työskennellä siellä, missä voivat hyvin. Jos nykyinen työpaikka ei ole tarpeeksi viihtyisä, ollaan valmiita vaihtamaan paikkaan, jossa oma arvomaailma kohtaa yrityksen arvot paremmin.
Tämä on yrityksille kimurantti tilanne, sillä hyvän työntekijän menettäminen esimerkiksi kilpailijalle ja korvaavan henkilön rekrytointi on monella tavalla kallista. Nyky-yhteiskunnassa työnantajan tulee panostaa työntekijöiden viihtyvyyteen monipuolisesti ja korjata epäkohtia. Ainoa työkalu, jolla päästään käsiksi työntekijöiden ajatuksiin työssä viihtymisestä ja sen esteistä, on henkilöstötyytyväisyyden mittaaminen.
Miksi henkilöstötyytyväisyyttä kannattaa mitata?
Henkilöstötyytyväisyyttä kannattaa mitata, jotta tiedetään, mitä yrityksessä tapahtuu. Sisäisistä ongelmista ei välttämättä tule tietoa, ellei niistä tarkoituksenmukaisesti kysytä. Erityisesti organisaatioissa, joissa henkilöstön vaihtuvuus on suurta, on oleellista selvittää, mistä lyhyet työsuhteet johtuvat.
Henkilöstökyselyjen avulla organisaatio saa informaatiota sen toiminnan kipukohtiin, ja mihin tulisi panostaa. Toisaalta, jos yrityksessä on kaikki kunnossa, tiedetään vastausten avulla, että nykyisiä toimintatapoja kannattaa ylläpitää ja kehittää entisestään. Oleellista on, että kyselyt tehdään ajatuksissa aito halu muutokseen; mikäli työntekijät eivät huomaa muutoksia epäkohdissa, joista ovat kertoneet, voi turhautuminen olla entistä suurempi.
Vastaukset auttavat yritystä luomaan parempaa tiimihenkeä. Välittävä työyhteisö ja tiimi saa ihmiset tekemään työtä toistensa vuoksi eikä vain yritykselle. Omaan työhön panostaa enemmän ja yli toimenkuvien tapahtuva apu on todennäköisempää. Yrityksen näkökulmasta tämä voi olla isokin rahallinen hyöty: yritys voisi pärjätä vähemmälläkin työvoimalla, kun työntekijät ovat valmiita joustamaan oman roolinsa ulkopuolelle. Yliresursoituna yritykseen tulee helposti tehtäväkuoppia, kun kaikki tekevät vain omaa toimenkuvaansa. Totta kai yritys säästää rahaa myös rekrytointikuluissa, kun ei tarvitse etsiä, palkata ja perehdyttää uutta tekijää poislähteneen tilalle.
Hyvät henkilöstökyselyn tulokset toimivat yritykselle myös markkinointikeinona. Erityisesti NPS (Net Promoter Score) toimii hyvin, sillä se kertoo suositteluhalukkuudesta. Mikäli yrityksellä on luottamukseen liittyvissä kysymyksissä hyvät keskiarvot, se on uusia työntekijöitä houkutteleva vetokohde.
Nopea pulssikysely vai laaja katsaus viihtyvyyteen? – Näin mittaat henkilöstötyytyväisyyttä
Kyselyjen määrä ja tiheys riippuvat organisaatiosta sekä sen koosta. Pienemmässä yrityksessä kontakti työntekijöiden ja johdon välillä on suorempi, jolloin myös mahdolliset ongelmatilanteet tulevat nopeammin tietoon.
Nopeilla ja säännöllisillä pulssikyselyillä selvitetään, millä mielellä työntekijät ovat. Tällöin käytetään aidosti lyhyitä kysymyspattereita, joihin on nopeaa vastata työn lomassa. Syvemmillä kyselyillä selvitetään, ovatko työntekijät viihtyneet, millaista työskentely on ja ovatko esimerkiksi työvälineet kunnossa.
Pulssikyselyissä kuukausittainen kyselyväli on tihein, jota suosittelemme. Pitempiä kyselyjä kannattaa tehdä puolivuosittain. Tällöin saadaan tietää, onko muutosta ehtinyt tapahtua edellisen kyselyn tuloksiin reagoimisen jälkeen. Tarpeeksi usein ja säännöllisesti teetettyjen kyselyjen tuloksia on helppo verrata keskenään. Mikäli kyselytiheys venyy pitkäksi, tulee helpommin erilaisia verukkeita: jo maailmantilanteen muutokset voivat aiheuttaa vastauksia, jotka eivät varsinaisesti liity yrityksen toimintaan.
Henkilöstökyselyssä onnistumisen kulmakivet
Kun alatte yrityksessänne mittaamaan henkilöstötyytyväisyyttä, on syytä muistaa koko prosessiin sekä yksittäisiin kyselyihin liittyen muutama seikka:
Säännöllisyys
Jotta yrityksen sisäisistä tapahtumista pysytään hyvin kartalla, on säännöllinen mittaaminen oleellista. Työntekijät luottavat paremmin tietäessään, että heidän mielipiteitään kuunnellaan tasaisesti. Säännöllinen kysely luo tunnetta, että vastauksiin perustuen tapahtuu myös muutoksia.
Vertailukelpoisuus
Kyselyjen olisi hyvä säilyä keskenään mahdollisimman samanlaisina. Näin saatuja vastauksia voidaan verrata keskenään ja nähdään muutokset. Pitkiin kyselyihin voi tuoda lisää täsmentäviä kysymyksiä, kunhan peruskysymykset eivät muutu.
Saavutettavuus
Kaikilla organisaation työntekijöillä tulee olla yhtäläinen tilaisuus vastata kyselyyn helposti. Mikäli kysely julkaistaan Intrassa, on sinne oltava jokaisella pääsy. Työsähköposti on hyvä vaihtoehto, jos sellainen on henkilöstöstä jokaisen käytössä. Tekstiviesti on tavoittava, kun siihen on luvat kunnossa.
Yksiselitteiset kysymykset ovat osa vastaamisen helppoutta ja saavutettavuutta. Kysymykseen ei saa voida vastata monella tavalla, vaan se mitä haetaan, tulee olla ilmaistu selkeästi.
Anonymiteetti
Jotta henkilöstökyselyihin saadaan rehellisiä vastauksia, on tärkeää saada vastata anonyymisti.
Avoimet vastaukset
Kaikki avoimiin kenttiin saadut vastaukset ovat voitto.
Muutama vinkki avointen kenttien käyttöön.
- Käytä harkiten: Nämä kohdat ohitetaan helposti, joten avoimia kysymyksiä ei saa olla liikaa.
- Kohdentaminen: Avoin kenttä on hyvä hyödyntää sen jälkeen, kun on kysytty kokemusta asteikon muodossa (esimerkiksi: kuinka sisäinen viestintä toimii mielestäsi asteikolla 1–5). Tämän jälkeen heikomman arvosanan vastannut vastaaja saa täydentää avoimeen kohtaan, missä olisi parannettavaa. Vastaaja on jo ehtinyt miettimään aihetta ja on tietyllä taajuudella kertomaan enemmän.
- Kyselyn lopussa: Kyselyyn on aina hyvä varata avoin kenttä, johon vastaaja voi tuoda esille myös muita mielen päällä olevia asioita, joita ei ole päässyt aiemmin kyselyssä kertomaan. Tätä kannattaa hyödyntää myös lyhyessä pulssikyselyssä.
Ennakointi ja sisäinen markkinointi
Kun kyselyjä tehdään, niistä tulee tiedottaa henkilöstöä hyvissä ajoin ja hoitaa myös muistuttaminen. Oleellisimmat tiedot ovat, milloin kysely on tulossa ja kuinka pitkään se on auki. Henkilöstöä varmasti kiinnostaa tietää, miksi kysely tehdään ja millaisia valmiuksia yrityksellä on tulosten läpikäyntiin. Kun tiedetään, kuinka asioihin puututaan, se nostaa halukkuutta vastata.
Henkilöstökyselyssä onnistuminen on monen tekijän summa
Onnistuneen kyselyn mittarina saatetaan usein pitää sitä, kuinka moni henkilöstöstä on kyselyyn vastannut. Vastausprosentti ei suoraan kerro kyselyssä onnistumisesta, mutta vastausmäärien suhteen voidaan kokea onnistumista. Hyvä vastausprosentti riippuu organisaation koosta ja siitä, mitä kyselyllä on tavoiteltu. Pienessä yrityksessä vastausprosentit ovat automaattisesti korkeampia. Suuressa yrityksessä (10000+) jo vastausprosentti 20 on määrällisesti suuri ja tarpeeksi luotettava otanta. Lähtökohtaisesti 30 % on jo ihan hyvä määrä. 100 % vastaajamäärä on tietysti ihanne, mutta epätodennäköistä. Aina on heitä, jotka eivät vastaa esimerkiksi siksi, että eivät luota epäkohtiin puututtavan.
Kyselyssä onnistumisesta ei automaattisesti kerro myöskään se, kuinka hyvät arvosanat henkilöstö on yritykselle antanut. Ratkaisevaa on, kuinka vastauksiin reagoidaan, ja mitkä ovat seuraavat toimenpiteet. Avaintekijä tuloksellisessa jatkokehityksessä on, että henkilöstö otetaan mukaan ja tiiminä etsitään ratkaisuehdotuksia. Tulokset herättävät keskustelua, jonka pohjalta voidaan löytää uusia näkökulmia, joita ylempi taho ei osaisi ajatellakaan pohtiessaan yksin. Yhdessä voidaan löytää nopeita ratkaisuja arkipäivän ongelmiin tai kehittää uusia toimintatapoja yrityskulttuurin rakentamiseksi.
Laadukkaat kyselyt ja jäsennellyt raportit ammattilaisen avustuksella
Henkilöstökyselyissä on tärkeää löytää yritykselle juuri oikeanlainen kyselymuoto sekä oikein laaditut kysymykset. Kyselyjen ja vastausraporttien laatiminen voivat olla aikaa vievää; tämä on harvoin yrityksen sisäisenä työnä kustannustehokasta. Johdon oma työaika kannattaakin hyödyntää tärkeimmän työn tekemiseen, ja luottaa kyselyissä ammattilaisen osaamiseen. Henkilöstökyselyjen ammattilaisilta löytyy pitkä kokemus kyselyjen laatimisesta erilaisiin organisaatioihin sekä valmiit järjestelmät taustalta. Ammattilainen pystyy tehokkaasti luomaan organisaatiolle erilaisia vertailuraportteja eri palveluiden tai yksiköiden välille.
Mikäli yrityksessänne on tarve selvittää henkilöstön tyytyväisyyttä, autamme mielellämme.
